Ελληνικός Οδηγός για Διοργάνωση Συνεδρίου
ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΟΛΥΓΛΩΣΣΟΥ Ή ΚΑΙ ΑΠΛΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
Αν χρειαστεί να ασχοληθείτε με τη διοργάνωση κάποιου πολύγλωσσου συνεδρίου τότε θα χρειαστείτε οπωσδήποτε ταυτόχρονη διερμηνεία. Θα πρέπει λοιπόν να εξοικειωθείτε πρώτα μαζί με την ιδιόλεκτο που έχει ο τομέας αυτός. Για να γίνουμε πιο σαφείς, διαβάστε το παρακάτω κατατοπιστικό γλωσσάρι όρων
Σημαντικό να αναφέρουμε ότι οι σωστοί όροι είναι διερμηνεία, διερμηνέας, καμπίνα διερμηνέων και ταυτόχρονη διερμηνεία. Έχουν όμως γίνει γνωστοί ως μετάφραση, μεταφραστής, καμπίνα μεταφραστών και ταυτόχρονη μετάφραση
Ξεκινάμε λοιπόν:
Ταυτόχρονη Διερμηνεία:
Τρόπος διερμηνείας κατά τον οποίο οι διερμηνείς βρίσκονται σε καμπίνα και μεταφράζουν ενόσω ο ομιλητής απευθύνεται στο κοινό. Είναι μετάφραση σε πραγματικό χρόνο.
Ψιθυριστή Διερμηνεία:
Υποκατηγορία της ταυτόχρονης διερμηνείας κατά την οποία ο διερμηνέας κάθεται κοντά στον συμμετέχοντα και μεταφράζει ψιθυριστά στο αυτί του ακούγοντας τον ομιλητή. Χρησιμοποιείται όταν υπάρχει μόνον ένας η ελάχιστοι συμμετέχοντες για τη συγκεκριμένη γλώσσα.
Επακολουθητική Διερμηνεία:
Τρόπος διερμηνείας κατά τον οποίο ο διερμηνέας κρατά σημειώσεις όσο μιλά ο ομιλητής ενώ ο ομιλητής διακόπτει σε τακτά χρονικά διαστήματα για να επιτρέψει στο διερμηνέα να μεταφράσει στο κοινό. Δεδομένου ότι η μετάφραση δεν είναι ταυτόχρονη, διπλασιάζεται ο χρόνος κάθε ομιλίας αλλά δεν απαιτεί εγκατάσταση ειδικού εξοπλισμού. Χρησιμοποιείται συνήθως σε μικρής διάρκειας διαλέξεις, συνεντεύξεις τύπου κλπ.
Καμπίνα Μετάφρασης:
Οι καλύτερες Καμπίνες Μεταφραστών είναι αυτές που πληρούν τα ISO standards (και συγκεκριμένα για φορητές Καμπίνες Μεταφραστών είναι το ISO 4043-1998). Σύμφωνα λοιπόν με αυτό το standard οι Καμπίνες Μεταφραστών πρέπει να έχουν τουλάχιστον πλάτος 2.40μ, μήκος 1.60μ και ύψος 2.00μ. Πρέπει να είναι εξοπλισμένες με τραπέζι 60εκ που να καλύπτει όλο το πλάτος της Καμπίνας. Πρέπει να υπάρχει εξαερισμός στην Καμπίνα ο οποίος πρέπει να είναι αθόρυβος και να έχει απόδοση τουλάχιστον 100m2 ανά ώρα. Απαραίτητος φωτισμός με δυο ανεξάρτητα φωτιστικά τα οποία να μην ζεσταίνονται και να προκαλούν δυσφορία στους μεταφραστές. Ο εξοπλισμός που θα χρειαστεί στις καμπίνες είναι κονσόλα, ακουστικά και μικρόφωνα για δυο μεταφραστές
Να θυμάστε: Χρειάζεται μια Καμπίνα Μεταφραστών για κάθε γλώσσα για κάθε αίθουσα. Η καμπίνα αυτή χρειάζεται αρκετή ώρα για να στηθεί ή και να ξηλωθεί
Μεταφραστικό Σύστημα:
Ο καλύτερος εξοπλισμός είναι αυτός με τεχνολογία Infra-Red. Ο εξοπλισμός αυτός σας επιτρέπει να έχετε μέχρι και 32 κανάλια (γλώσσες) σε κάθε αίθουσα και μπορείτε να έχετε απεριόριστο αριθμό αιθουσών με συστήματα ταυτόχρονης μετάφρασης την ίδια ώρα. Η Infra-Red είναι η μόνη τεχνολογία που μπορεί να το κάνει αυτό. Το σήμα μεταδίδεται στην κάθε αίθουσα μέσω των Radiators, οι οποίοι εκπέμπουν το σήμα προς τα Receivers. Ο αριθμός των Radiators που χρειάζονται είναι ανάλογα με το μέγεθος της κάθε αίθουσας.
Τα Receivers δουλεύουν μόνο όταν υπάρχει οπτική επαφή με κάποιο Radiator, έτσι δεν δουλεύουν όταν είναι σε κάποια τσέπη π.χ. Οι συμμετέχοντες πρέπει να βρίσκονται εντός της αίθουσας για να μπορούν να ακούσουν τη διερμηνεία. Το πλεονέκτημα της τεχνολογίας αυτής είναι σε πολύγλωσσα συνέδρια με Breakouts. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η δυνατότητα να έχεις το ίδιο κανάλι προσδιορισμένο σε μια γλώσσα (χωρίς να έχει σημασία πόσες αίθουσες με ταυτόχρονη μετάφραση υπάρχουν), εκτιμάτε από τους συμμετέχοντες
Για παράδειγμα σε ένα συνέδριο έχουμε τρεις αίθουσες, και σε κάθε αίθουσα έχουμε τέσσερις γλώσσες με προσδιορισμένο ένα κανάλι για κάθε γλώσσα... Αγγλικά κανάλι 1, Ελληνικά κανάλι 2, Γερμανικά κανάλι 3 και Γαλλικά κανάλι 4. Σε κάθε αίθουσα η διερμηνεία αυτών των γλωσσών θα είναι διαθέσιμη σε αυτά τα κανάλια. Δεν χρειάζεται οι συμμετέχοντες να αναζητούν το κανάλι της γλώσσας τους κάθε φορά που αλλάζουν αίθουσα. Ακόμη πιο σημαντικό είναι ότι δεν υπάρχει Cross Talk.
Η τεχνολογία Infra-Red έχει το ψηλότερο επίπεδο ασφάλειας επίσης. Έτσι αν έχετε ένα «ευαίσθητο» θέμα σε κάποιο συνέδριο, αυτή η τεχνολογία είναι η μόνη που σας διασφαλίζει ότι δεν μπορεί να υποκλαπεί. Εφόσον οι πόρτες και οι κουρτίνες και κλειστές, το σήμα δεν μπορεί να τις περάσει. Το μόνο μειονέκτημα αυτού του συστήματος είναι ότι σε κάποιες αίθουσες όπου υπάρχουν λάμπες πυράκτωσης (φλορένσες), μπορεί να δημιουργούν παρεμβολές στα πρώτα κανάλια του συστήματος. Η λύση σε αυτό είναι να χαμηλώσουμε την ένταση των φωτιστικών αυτών για να διασφαλίσουμε καλύτερη λήψη.
Το σύστημα μπορεί να δουλέψει και σε ανοικτούς χώρους αλλά επειδή οι ακτίνες Infra-Red λειτουργούν στο ίδιο φάσμα με την ηλιακή ακτινοβολία, χρειάζονται πολύ περισσότερα Radiators.
Μικρόφωνα και ηχητικό σύστημα:
Όταν έχετε ταυτόχρονη διερμηνεία σε μια αίθουσα, τότε χρειάζεστε οπωσδήποτε μικρόφωνα. Οι Μεταφραστές μπορούν να μεταφράσουν μόνο ότι ακούν. Επειδή δουλεύουν μέσα στην Καμπίνα Μεταφραστών, χρειάζεται να στηθούν μικρόφωνα για τους συμμετέχοντες έτσι ώστε να μπορέσουν οι Μεταφραστές να ακούσουν τι λένε. Αν το συνέδριο μας βασίζεται σε κυρίως σε συζήτηση μεταξύ των συμμετεχόντων, τότε το ιδανικό είναι να έχουμε ένα μικρόφωνο ανά συμμετέχοντα. Λόγω κόστους όμως μπορούμε να έχουμε ένα μικρόφωνο ανά δύο συμμετέχοντες ή ακόμα ανά τρεις. Σε περίπτωση που το συνέδριο μας θα είναι ομιλίες και στο τέλος κάποιες ερωτήσεις / απαντήσεις, τότε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ασύρματα μικρόφωνα για τις ερωτήσεις του κοινού. Ασύρματο μικρόφωνο πέτου πιθανόν να χρειαστεί και κάποιος από τους ομιλητές μας, οπόταν και πρέπει να ενημερώσουμε την εταιρεία ου τεχνικού εξοπλισμού να μας προμηθεύσει. Σε περίπτωση συνεδρίου υψίστης ασφαλείας, τα ασύρματα μικρόφωνα πρέπει να αποφευχθούν γιατί μπορεί εύκολα να υπάρξει υποκλοπή.
Τα μικρόφωνα που θα χρησιμοποιηθούν πρέπει για πολλούς λόγους να είναι ειδικά συνεδριακά μικρόφωνα. Έχουν εύκολη πρόσβαση για άνοιγμα και κλείσιμο του μικροφώνου
Έχουν ένα μικρό ηχείο πάνω τους από όπου μπορούν οι συμμετέχοντες να ακούσουν τους άλλους που μιλούν
Και έχουν επίσης ένα δακτύλιο που φωτίζεται όταν κάποιο από αυτά είναι ανοικτό, για να βλέπουν οι υπόλοιποι ποιος μιλά ανά πάσα στιγμή
Μπορούν επίσης να παρέχουν δυνατότητες ταυτόχρονης μετάφρασης, πλήκτρα ψηφοφορίας, εγγραφή συμμετεχόντων μέσω κάρτας με chip, τηλεδιάσκεψης κ.α.
Να θυμάστε: σε περίπτωση που έχετε ασύρματα μικρόφωνα για τις ερωτήσεις του κοινού, πρέπει να υπάρχει ένα άτομο από τον διοργανωτή, υπεύθυνο για να δίνει και να παίρνει το ασύρματο μικρόφωνο από τους συμμετέχοντες
Γλωσσικός συνδυασμός:
Το σύνολο των γλωσσών από τις οποίες η προς τις οποίες μπορεί να μεταφράσει ένας διερμηνέας. Καθεμιά απ'αυτές ταξινομείται διεθνώς ως Α, Β η C.
Γλώσσα Α:
Πρόκειται για γλώσσα που ο διερμηνέας μιλά και κατανοεί τέλεια. Είναι συνήθως μητρική του η ισοδύναμη με μητρική. Ο διερμηνέας μπορεί να μεταφράσει από όλες τις γλώσσες Β η C του γλωσσικού του συνδυασμού προς την (ή τις) Α.
Γλώσσα Β:
Πρόκειται για γλώσσα που ο διερμηνέας μιλά πολύ καλά και κατανοεί τέλεια. Μπορεί να μεταφράσει από μια γλώσσα Α προς μια Β και το αντίθετο αλλά όχι από μια C προς μια Β.
Γλώσσα C:
Πρόκειται για γλώσσα που ο διερμηνέας κατανοεί τέλεια. Μπορεί να μεταφράσει από μια C προς μια Α (αλλά όχι προς μια Β).
RETOUR (Αντίστροφη διερμηνεία):
Η διερμηνεία από μια γλώσσα Α (μητρική) προς μια γλώσσα Β.
RELAY (Ρελαί):
Διερμηνεία δυο φάσεων: σε ένα πολύγλωσσο συνέδριο αν, για παράδειγμα, μόνο διερμηνείς που δουλεύουν στην Αγγλική καμπίνα καταλαβαίνουν Ελληνικά, όταν μιλά ένας Έλληνας σύνεδρος, οι υπόλοιπες καμπίνες αντί να μεταφράζουν το πρωτότυπο, μεταφράζουν την Αγγλική μετάφραση προς τη γλώσσα τους. Είναι σύστημα που επιτρέπει τη μετάφραση των πιο <<εξωτικών>> γλωσσών προς όλες τις άλλες γλώσσες αλλά εισάγει μια μικρή καθυστέρηση. Μπορεί επίσης να χειροτερεύσει και την ποιότητα της μετάφρασης (το λεγόμενο <<χαλασμένο τηλέφωνο>>) γι' αυτό και πρέπει, όταν είναι δυνατόν, να αποφεύγεται.
Παθητικές γλώσσες συνεδρίου/εκδήλωσης:
Είναι οι γλώσσες που μπορούν (επιτρέπεται) να μιλήσουν οι συμμετέχοντες, δηλαδή οι γλώσσες από τις οποίες καλούνται να μεταφράσουν οι διερμηνείς. Ενεργητικές γλώσσες συνεδρίου/εκδήλωσης Είναι οι γλώσσες προς τις οποίες παρέχεται διερμηνεία, δηλαδή οι γλώσσες προς τις οποίες μεταφράζουν οι διερμηνείς (και τις οποίες μπορούν να ακούσουν οι συμμετέχοντες).
ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ (CHECK-LIST) ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΣΑΣ
Διαβάστε αυτόν τον κατάλογο συμβουλών που σας συνιστούμε να λάβετε υπόψη για την καλύτερη διεξαγωγή της εκδήλωσης σας
Πριν το συνέδριο προσδιορίστε τις ανάγκες σας ως εξής
· Ποια είναι η προβλεπόμενη διάρκεια σου συνεδρίου/εκδήλωσης που οργανώνετε; (μερικές μέρες, μία μέρα, μισή μέρα, μερικές ώρες;)
· Θα πρέπει ο εξοπλισμός να στηθεί από την προηγούμενη (υπόψιν ότι αυτό ανεβάζει το κόστος)
· Πόσες γλώσσες θέλετε να καλύψετε; Ποιες γλώσσες θέλετε να μπορούν να μιλήσουν οι συμμετέχοντες και ποιες να μπορούν να ακούσουν; (αυτά τα δύο δεν είναι απαραίτητο να συμπίπτουν γιατί κάποιοι ομιλητές καταλαβαίνουν, για παράδειγμα, Αγγλικά αλλά δεν μπορούν να εκφραστούν άνετα σ'αυτά).
· Τι τύπο διερμηνείας θα χρειαστείτε; (ταυτόχρονη, επακολουθητική ή ψιθυριστή;)
· Πόσες ώρες ημερησίως θέλετε να είναι διαθέσιμοι οι διερμηνείς;
· Αν οι διερμηνείς χρειαστεί να ταξιδέψουν από άλλη πόλη (ή και χώρα) προτίθεστε να καλύψετε τα έξοδα ταξιδιού τους, διαμονής τους η κάποια από τα γεύματα τους;
· Αν οι διερμηνείς χρειαστεί να ταξιδέψουν, χρειάζεται να φτάσουν στον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου/της εκδήλωσης την προηγουμένη από την αρχή ή να φύγουν την επομένη από το τέλος της εργασίας τους;
· Θα μαγνητοφωνήσετε τη διερμηνεία για μεταγενέστερη εμπορική χρήση της; (σ' αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να τίθεται θέμα πνευματικών δικαιωμάτων)
· Επικοινωνήστε με τους διερμηνείς που θα προσλάβετε εγκαίρως, ιδιαίτερα αν θέλετε να δουλέψετε με τους καλύτερους ή αν σας ενδιαφέρουν "δυσεύρετες" γλώσσες. Πως; Αν δεν έχετε καμιά επαφή συμβουλευθείτε την ιστοσελίδα μας www.coneq.eu. Προτιμάτε διερμηνείς που είναι μέλη της AIIC (αν και ακριβότεροι είναι οι πιο αξιόπιστοι) και γραφεία που ασχολούνται αποκλειστικά με τη διερμηνεία και δεν προσφέρουν κυρίως υπηρεσίες άλλου είδους όπως μεταφράσεις, voice over κλπ.
· Μην χρησιμοποιείτε ως μοναδικό κριτήριο την τιμή που σας προσφέρουν: επειδή το επάγγελμα στην Κύπρο δεν είναι κατοχυρωμένο από το νόμο, οποιοσδήποτε μπορεί να δηλώσει διερμηνέας και οι πιο φτηνοί είναι συνήθως οι παρείσακτοι...
· Αν χρησιμοποιήσετε ταυτόχρονη διερμηνεία θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με την εταιρία μας ConEq Conference Equipment Ltd για την εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού (καμπίνες για τους διερμηνείς, ακουστικά για τους ακροατές). Σημαντικό είναι ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιήσετε να είναι σύμφωνα με τα διεθνή ISO standards.
· Κατά την εγκατάσταση των καμπινών ελέγξτε το κατά πόσον οι διερμηνείς έχουν καλή θέα της οθόνης πάνω στην οποία θα γίνουν οποιεσδήποτε προβολές προβλέπονται.
· Προετοιμάστε την ημερήσια διάταξη και στείλτε τη (σχολιασμένη αν είναι δυνατόν) στους διερμηνείς.
· Προετοιμάστε ένα φάκελο τεκμηρίωσης και στείλτε τον στους διερμηνείς το συντομότερο έτσι ώστε να έχουν χρόνο να προετοιμαστούν για τα θέματα που θα συζητηθούν. Ο φάκελος μπορεί να περιλαμβάνει έγγραφα που θα συζητηθούν, ομιλίες που θα διαβαστούν, παρόμοια έγγραφα από προηγούμενα συνέδρια, γενικές πληροφορίες για τα υπό συζήτηση θέματα, ειδικά γλωσσάρια κλπ. Όλα αυτά είναι ζωτικής σημασίας για τους διερμηνείς. Επίσης κοινοποιείστε τους τον κατάλογο των συμμετεχόντων αν είναι διαθέσιμος.
· Γενικός κανόνας: βοηθήστε τους διερμηνείς να προετοιμαστούν. Δε θα σας χρεώσουν παραπάνω ενώ το συνέδριό σας θα είναι πιο πετυχημένο. Ο προετοιμασμένος διερμηνέας είναι καλύτερος διερμηνέας.
· Ενημερώστε τους ομιλητές: πρέπει να έχουν στο μυαλό τους ότι κάποιος τους μεταφράζει όσο μιλούν. Αν σκοπεύουν να διαβάσουν την ομιλία τους ζητείστε τους ένα αντίγραφο εκ των προτέρων για τους διερμηνείς. Επίσης ζητείστε τους να μη διαβάζουν υπερβολικά γρήγορα.
Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
· Αν είναι δυνατόν ελέγξτε την καλή λειτουργιά του εξοπλισμού την προηγουμένη και σε κάθε περίπτωση αρκετά νωρίς ώστε να είναι δυνατόν να διορθωθεί οποιοδήποτε τεχνικό πρόβλημα παρουσιαστεί. Ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός δε θα πρέπει να δημιουργεί θόρυβο στα ακουστικά. Έχετε υπόψη σας ότι ακόμα και αν οι ακροατές μπορούν να ανεχτούν κάποιο θόρυβο ως ένα βαθμό, οι διερμηνείς χρειάζονται άριστο ήχο για να κάνουν καλά τη δουλειά τους. Τα κινητά τηλέφωνα στη αίθουσα μπορεί επίσης να προκαλούν παρεμβολές.
· Αν χρησιμοποιείτε καμπίνες διερμηνείας πρέπει να είναι άνετες, μονωμένες, με ούτε πολύ ψηλή ούτε πολύ χαμηλή θερμοκρασία και να διαθέτουν αρκετό νερό: οι διερμηνείς είναι νεροφίδες την ώρα της δουλειάς!
· Ζητείστε από τον πρόεδρο η το συντονιστή να επαναλάβει στους ομιλητές ότι δεν πρέπει να διαβάζουν υπερβολικά γρήγορα. Ο πρόεδρος θα πρέπει να διακόπτει έναν υπερβολικά γρήγορο ομιλητή: οι καλοί διερμηνείς ίσως μπορέσουν να τον παρακολουθήσουν αλλά αυτό θα γίνει εις βάρος της ποιότητας της μετάφρασης.
· Προβλέψτε επαρκή διαλείμματα για ξεκούραση. Πόσο συχνά; Εξαρτάται από τις συνθήκες εργασίας. Για οποιαδήποτε απορία ρωτήστε τους ίδιους τους διερμηνείς. Σε κάθε περίπτωση μία διακοπή 90 λεπτών είναι απαραίτητη μετά από 4 ώρες εργασίας.
· Αν δεν είστε ευχαριστημένοι με τη διερμηνεία αναφέρετέ το στον υπεύθυνο διερμηνέα το συντομότερο. Ίσως να μπορεί να βρεθεί μια λύση στο πρόβλημα. Έχετε υπόψη σας ότι οι δυσχερείς συνθήκες εργασίας (π.χ. κακή ποιότητα ήχου) και υπερβολικά γρήγοροι ομιλητές μπορεί να γίνουν ο εφιάλτης ακόμα και του καλύτερου διερμηνέα. Απ' την άλλη μεριά αποφύγετε να ζητάτε αλλαγές της τελευταίας στιγμής.
Select Product Category
- New TAIDEN Digital Interpretation System 64ch
- Tour Guide & Interpretation Systems
- Interpretation Systems
- Conference Systems
- Projectors
- Screens
- NoteBooks & Peripherals
- Voting - Audience Response Systems
- Video Conference Systems
- Heavy Duty Photocopier Machines
- Sound & Lighting
- Stages for hotels
- Interactive Systems
- Custom Flight Cases Department